1.1 In deze privacyverklaring wil I-BUS VZW (hierna: I-BUS), met zetel gevestigd in 2040Antwerpen, Tijsmanstunnel-West ZN, met ondernemingsnummer 0808.674.251, heldereen transparante informatie geven over welke persoonsgegevens zij verzamelt en hoe zijomgaat met deze persoonsgegevens.

1.2 I-BUS kwalificeert als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking vanpersoonsgegevens zoals bedoeld in deze privacyverklaring. I-BUS verbindt er zich toe deverkregen persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen vande Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raadbetreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking vanpersoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en toe intrekkingvan Richtlijn 95/46/EG (hierna: “Algemene Verordening Gegevensbescherming” ofafgekort: “AVG”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming vannatuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1.3 Doordat I-BUS persoonsgegevens verwerkt, kwalificeert degene wiens persoonsgegevensworden verwerkt als “betrokkene” in de zin van artikel 4.1 van de AVG.

2.1 Persoonsgegevens kunnen door I-BUS op de volgende manier worden verkregen en verzameld:

• bij de deelname aan het overlegorgaan binnen de organisatie van I-BUS (het Comitévan Overleg) als vertegenwoordiger van klanten of leden van I-BUS of als vertegenwoordiger van werknemers van de klanten die ingetekend hebben op de dienstverlening van I-BUS;
• bij contacten met externe dienstverleners of met onderaannemers van externe dienstverleners (bv. contactpersonen bij dienstverlener personeelsvervoer, vervoersmaatschappij, IT-dienstverlener, boekhoudkundige dienst);
• bij contacten met klanten (bv. contactpersonen bij klanten die zich wensen aan te sluiten bij de door I-BUS aangeboden vervoersdienst voor het transport van hun(interim)werknemers, jobstudenten en zelfstandige dienstverleners van en naar de haven van Antwerpen);
• bij contacten met verantwoordelijken bij klanten van I-BUS (bv. bus-verantwoordelijke klanten);
• bij registratie indien een passagier (personeel/medewerkers van klanten van I-BUS) wil gebruik maken van de pendeldienst van I-BUS;
• indien contact wordt genomen met I-BUS per e-mail aan info@i-bus.be of per brief of fysiek op het vestigingsadres van I-BUS;
• bij gebruik van de website www.i-bus.be EN/OF www.i-bus-vzw.be/;
• bij het vastleggen van beperkte wegbeelden door middel van het gebruik van een Dashcam-systeem dat wordt geplaatst vooraan de bus met louter en dit uitsluitend voor het bevorderen van verkeersveiligheid van passagiers, chauffeurs en weggebruikers;
• indien u zich inschrijft op eventuele nieuwsbrieven van I-BUS via het online formulier dat geraadpleegd en ingevuld kan worden via de website naar de instellingen van je persoonlijk profiel: https://www.i-bus.be EN/OF www.i-bus-vzw.be;
• via sollicitanten in het kader van aanwervingsprocedures.

3.1 I-BUS verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met het doel waarvoor deze persoonsgegevens aan I-BUS zijn verstrekt. Deze doeleinden kunnen bestaan uitéén of meer van de hieronder beschreven zaken:

• voor het verlenen en uitvoeren van haar diensten en het vaststellen van de respectievelijke rechten en verplichtingen van de betrokken partijen bij de uitvoering van deze diensten, alsook het optimaliseren van haar dienstverlening en het opsporen van gebeurlijke verbeterpunten hierin;
• voor de uitvoering van samenwerkingen (bv. dienstverlener personeelsvervoer; betrokken vervoersmaatschappijen; IT-dienstverlener; boekhoudkundige dienstverlener);
• voor het versturen van nieuwsbrieven voor zover de ontvanger van deze informatie zich heeft ingeschreven om dergelijke nieuwsbrieven te ontvangen (bv.aankondigingen en/of berichten met betrekking tot de dienstverlening zoals omleidingen en wijzigingen van reisroutes pendeldienst;
• voor het versturen van commerciële nieuwsbrieven naar bestaande klanten en dienstverleners;- voor de veiligheid van de passagiers, chauffeur en derde weggebruikers;
• voor administratieve opvolging en snelle capaciteitsbepaling van de pendeldienst;
• voor het waarborgen en bevorderen van verkeersveiligheid ten voordele van weggebruikers, chauffeurs en passagiers);
• desgevallend voor de aanwerving van personeel.

4.1 Persoonsgegevens worden door I-BUS verzameld en verwerkt op basis van verschillenderechtsgronden, die hieronder worden beschreven in afzonderlijke subtitels.

4.1.1 Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt omwille van het noodzakelijke karakter voorde uitvoering van de overeenkomst tussen I-BUS en onder meer de volgende medecontractanten:

• Klanten
• Passagiers
• Dienstverleners

De persoonsgegevens die naar aanleiding hiervan worden verkregen door I-BUS worden bewaard gedurende de duurtijd van de samenwerking. Na afloop van de samenwerking worden de persoonsgegevens bewaard gedurende de periode waarvan één van beide contracts partijen een vordering in rechte kan instellen jegens de andere uit hoofde van de gesloten overeenkomst dan wel gedurende de periode waarin I-BUS de verplichting heeft om persoonsgegevens om boekhoudkundige redenen bij te houden. I-BUS verbindt er zich evenwel toe om – na afloop van de overeenkomst – enkel die persoonsgegevens te bewaren die noodzakelijk zijn om te voldoen aan voormelde bewaardoeleinden (principe van “minimale gegevensverwerking” volgens artikel 5.1, sub c) van de AVG).

Indien één der partijen een rechtsvordering heeft ingesteld, worden de persoons gegevens die noodzakelijk zijn voor de eis en/of het verweer aangaande de ingestelde rechts vordering, bewaard tot op het moment dat er een gerechtelijke uitspraak is tussengekomen die in krachtvan gewijsde is gegaan.

‍

4.1.2 De persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming

In bepaalde specifieke gevallen zal I-BUS persoonsgegevens verwerken op basis van de voorafgaande uitdrukkelijke toestemming. Dit is bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• de betrokkene heeft zich aangemeld en geregistreerd bij I-BUS met het oog op hetgebruikmaken van de pendeldienst van I-BUS;
• de betrokkene heeft zich ingeschreven op de nieuwsbrief van I-BUS om onder meerop de hoogte te blijven van wijzigingen en omleidingen met betrekking tot het reistraject van de pendeldienst;
• de betrokkene heeft I-BUS gecontacteerd per e-mail (info@i-bus.be) of via een andere-mailadres verbonden aan I-BUS dan wel per brief op het vestigingsadres van I-BUS;
• de betrokkene is ermee akkoord gegaan dat analytische gegevens met betrekking tot diens gebruik van de website www.i-bus.be EN/OF www.i-bus-vzw.be/ worden verzameld.

De verwerking gebeurt in dit geval tot het moment dat de toestemming wordt ingetrokken, dan wel tot wanneer de verwerking redelijkerwijze geacht kan worden niet langer noodzakelijk te zijn voor het doeleinde of doeleinden waarvoor persoons gegevens worden verwerkt.

‍

4.1.3 De persoonsgegevens worden verwerkt voor het naleven van wettelijke verplichtingen in hoofde van I-BUS

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op I-BUS rusten, zoals bijvoorbeeld fiscale en boekhoudkundige verplichtingen of aan andere verplichtingen die voortvloeien uit de wet.

‍

I-BUS verbindt er zich evenwel toe om enkel die persoonsgegevens te bewaren die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de bewaardoeleinden op grond van de vigerende wetgeving (principe van “minimale gegevensverwerking” volgens artikel 5.1, sub c) van deAlgemene Verordening Gegevensbescherming).

‍

4.1.4 De persoonsgegevens worden verwerkt uit hoofde van de gerechtvaardigde belangen van I-BUS of van derden

‍

Tot slot worden de persoonsgegevens ook verwerkt vanuit het gerechtvaardigd belang van IBUS zoals bijvoorbeeld:

• in het kader van calamiteiten die zouden ontstaan tijdens de pendeldienst en die zouden leiden tot onenigheid tussen I-BUS en derden (bv. busmaatschappij, chauffeur, weggebruikers,…) met betrekking tot de pendeldienst;
• het aankondigen van berichten in het kader van omleidingen en wijzigingen in de bestaande bus-routes,
• uitbreiding van commerciële contacten (bv. het beantwoorden van e-mails);
• het aankondigen van berichten in het kader van het onderhoud van de klantenrelatie;
• het versturen van nieuwsbrieven met betrekking tot bestaande klanten;
• het organiseren van dienstverlening via de website www.i-bus.be EN/OF www.i-bus-vzw.be/, met inbegrip van het monitoren van de efficiëntie hiervan met het oog op het optimaliseren hiervan en het detecteren van gebeurlijke verbeterpunten;
• het doorzenden van passagiersgegevens naar klanten (bv. registratielijst van passagiers pendeldienst) of naar de betrokken werkgevers van passagiers.

In de mate dat de persoonsgegevens worden verwerkt voor het verzenden van aankondigingen of berichten naar aanleiding van een eerdere samenwerking, dan worden deze persoonsgegevens bewaard tot maximum vijf jaar na afloop van de contractuele relatie tussen I-BUS en klanten en dienstverleners. De (gewezen) klant en (gewezen) dienstverlener heeft in ieder geval steeds het recht om zich kosteloos uit te schrijven indien zij niet langer berichten of aankondigingen van I-BUS wenst te ontvangen.

Daarnaast kunnen ook persoonsgegevens worden verwerkt aan de hand van beperkte wegbeelden die worden gemaakt door middel van het gebruik van een Dashcam-systeem dat wordt geplaatst aan de binnen voorzijde van de bus en waarbij enkel wegbeelden worden gemaakt tijdens reistraject (de camera wordt aangezet bij aanvang van het reistraject en wordt afgezet uiterlijk vóór het binnenrijden van de site) en dit alles louter voor het verifiëren van de wederzijdse rechten en verplichtingen tussen I-BUS en passagiers (personeel en zelfstandige medewerkers van klanten van I-BUS) en voor het waarborgen van de verkeersveiligheid van passagiers, chauffeurs en weggebruikers. Deze wegbeelden worden niet langer bewaard dan één maand tenzij deze wegbeelden een bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van eenmisdrijf, van schade of van overlast of tot het identificeren van een dader, een verstoorder dan de openbare orde, een getuige of een slachtoffer.

5.1 I-BUS kan de volgende persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de onder punt IIIopgelijste rechtsgronden:

• naam;
• voornaam;
• personeelsnummer passagier;
• e-mailadres;- directe lijn professioneel telefoonnummer;
• mobiel nummer;
• beeldmateriaal van personen gerealiseerd bij het maken van wegbeelden tijdens het reistraject;
• eventueel, gegevens van de toestellen waarmee toegang genomen wordt tot de website www.i-bus.be EN/OF www.i-bus-vzw.be/;
• desgevallend motivatiebrief (sollicitanten).

6.1 I-BUS kan persoonsgegevens verwerken van de volgende natuurlijke personen:

• bestuurders, contactpersonen of medewerkers bij de aan het initiatief van I-BUS deelnemende bedrijven, van dienstverleners;
• bestuurders, contactpersonen of medewerkers bij prospecten, dienstverleners of andere medecontractanten van I-BUS waarmee I-BUS in contact staat;
• personen die zich hebben aangemeld en geregistreerd voor het gebruikmaken van de pendeldienst van I-BUS (passagiers);
• personen die deelnemen aan het Comité van Overleg (als vertegenwoordiger van deelnemende bedrijven, als vertegenwoordigers van werknemers van deelnemende bedrijven;
• personen die zich hebben opgegeven als bus-verantwoordelijke bij de deelnemende bedrijven;
• personen die incidenteel in beeld komen tijdens het maken van wegbeelden doormiddel van een Dashcam-systeem dat wordt geplaatst aan de binnen voorzijde van de bus en waarbij de camera enkel voorwaarts is gericht naar de weg en dit uitsluitend tijdens het reistraject van en naar het werk van de passagiers;
• natuurlijke personen die I-BUS contacteren per e-mail op info@i-bus.be of op eenander e-mail adres verbonden aan I-BUS dan wel per brief op het vestigingsadres vanI-BUS;
• contactpersonen en andere natuurlijke personen bij medecontractanten van dienstverleners van I-BUS (bv. chauffeur busmaatschappij);
• desgevallend sollicitanten die zich bij I-BUS aandienen naar aanleiding van eenwervings procedure of spontane sollicitatie.

7.1 I-BUS is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. I-BUS treft bijgevolg als verwerkingsverantwoordelijk alle passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens van de betrokkene te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies evenals iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.

8.1 Persoonsgegevens die door I-BUS worden verwerkt, worden niet zonder geldige reden gedeeld met derden. Een dergelijke geldige reden vormt de situatie waarin de mededeling van persoonsgegevens vereist is voor de uitvoering van de overeenkomst of in het kader van de gerechtvaardigde belangen van I-BUS (bv. in geval van calamiteiten ontstaan met een buschauffeur of passagiers tijdens het reistraject en die invloed kunnen hebben op de naleving van de wederzijdse rechten en verplichtingen van partijen).

‍

8.2 Persoonsgegevens kunnen ook door I-BUS worden meegedeeld aan derden om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bv. aan overheidsinstanties of politionele/gerechtelijke autoriteiten).

‍

8.3 Verder zal I-BUS de verkregen persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden tenzijwanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de volgende doeleinden:

• ten behoeve van het verzorgen van reisvervoer;
• ten behoeve van IT-en netwerkbeveiliging;
• ten behoeve van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

I-BUS heeft met voornoemde partijen, die kwalificeren als verwerkers, een verwerkers overeenkomst afgesloten waarbij deze verwerker afdoende garanties biedt opdat de verwerking van persoonsgegevens aan de vereisten van de AVG en de nationale regelgeving voldoet en de bescherming van de rechten van betrokkenen is gewaarborgd.

9.1 Betrokkenen wiens persoonsgegevens worden verwerkt hebben ten allen tijde het rechtop kosteloze inzage van persoonsgegevens en kunnen deze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn.

9.2 Daarnaast hebben betrokkenen het recht om toegang te krijgen tot de beperkte wegbeelden die werden gemaakt in geval van calamiteiten die zich hebben voor gedaan tijdens het reistraject voor zover de betrokkene hierbij is betrokken (passagier, chauffeur).Het verzoek tot toegang bevat evenwel voldoende gedetailleerde aanwijzingen om debetrokken wegbeelden precies te kunnen lokaliseren. I-BUS kan het verzoek tot inzage van de betrokken wegbeelden weigeren teneinde de rechten en vrijheden van andere personen die voorkomen op de wegbeelden te waarborgen of ter waarborging van de openbare veiligheid of voorkoming, het onderzoek, opsporing en vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid en de voorkoming van dergelijke gevaren.

‍

9.3 Verder heeft de betrokkene het recht de gegevens te laten verwijderen indien hiertoe grond bestaat en de verwerking van uw persoonsgegevens – eveneens indien hiertoe grond bestaat - te laten beperken. De betrokkene heeft daarbij ook het recht om tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. I-BUS zal op deze rechten ingaan in de mate dit mogelijk is in het licht van de uitvoering van de overeenkomst en/of haar wettelijke verplichtingen.

‍

9.4 Indien de betrokkene zich tot I-BUS wenst te wenden met het oog op de uitoefening vaneen concreet recht, verzoekt zij de betrokkene om de vraag schriftelijk per brief (op het adres van de zetel van I-BUS) of per e-mail (info@i-bus.be) te stellen met opgave van het domicilieadres en een kopie van de identiteitskaart. Op die manier kan I-BUS nagaan of de vraag gesteld wordt door de persoon die daartoe de juiste hoedanigheid heeft en voorkomen dat de gegevens onrechtmatig worden meegedeeld aan derden.

‍

9.5 De betrokkene heeft te allen tijde het recht een klacht betreffende de verwerking vanpersoonsgegevens in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, per post op het adres Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel of online via de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

Indien – in voorkomend geval - de persoonsgegevens door I-BUS worden verkregen doorklanten of dienstverleners van I-BUS, dan verbindt de klant of dienstverlener er zich onverwijld toe om de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens door laatstgenoemden worden meegedeeld aan I-BUS in kennis te brengen van onderhavige privacyverklaring van I-BUS.

I-BUS behoudt zich ten allen tijde het recht voor om onderhavige privacyverklaring te wijzigen.Wijzigingen zullen via de website https://www.i-bus.be EN/OF www.i-bus-vzw.be/ worden gemeld.

Indien u een vraag heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of over onderhavigeprivacyverklaring van I-BUS, dan kan u steeds terecht bij I-BUS op haar zetel:

‍

Tijsmanstunnel-West ZN

2040 Antwerpen

‍

Contactname kan tevens per e-mail dan wel per telefoon:

E-mail: info@i-bus.be

Telefoon: +32 (0)3 3 560 35 53